Muitos médicos e odontólogos que decidiram começar seus próprios consultórios ou clínicas, acabam muitas vezes esquecendo que, além de cuidar da saúde dos pacientes, existe um negócio a ser administrado e a gestão financeira de consultórios e clínicas é muito importante para manter seus negócios sempre estáveis. A gestão financeira de suas clínicas ou consultórios deve estar alinhada com o cuidado da saúde dos pacientes.

Neste sentido a gestão financeira consiste no gerenciamento de todo o fluxo financeiro, ou seja, entradas e saídas de dinheiro na clínica ou consultório. Manter o fluxo financeiro sempre organizado traz vários benefícios, além de manter o negócio funcionando corretamente.

A gestão financeira, quando bem aplicada, possibilita o controle de receitas e despesas, o cálculo e pagamento correto e em dia de impostos e obrigações trabalhistas, a aplicação de recursos de forma inteligente, dentre outros benefícios essenciais a continuidade de qualquer negócio.

Os maiores erros cometidos na gestão financeira de consultórios e clínicas

Dentre muitos erros cometidos na gestão financeira de consultórios e clínicas médicas e odontológicas, nós da Ibelieve Contabilidade identificamos alguns que são comuns a quase todos os negócios desse segmento que recebemos aqui em nosso escritório.

1. Falta de Controle do Fluxo de Caixa

Controlar adequadamente o fluxo de caixa é primordial para qualquer negócio, inclusive para clínicas e consultórios. Parece óbvio, mas ainda hoje existem profissionais que negligenciam completamente o controle do fluxo financeiro, ou, acreditam que estão controlando tudo, mas deixam de registrar gastos eventuais com transporte, alimentação, manutenção e limpeza do espaço, além da compra ou aluguel de algum equipamento.

Organizar o fluxo de caixa possibilita maior controle sobre suas finanças, além de oferecer previsões de faturamento e despesas, facilitando, assim, a gestão do empreendimento. No fluxo de caixa devem constar todas as movimentações financeiras, desde a menor até a maior das transações, isso inclui desde gastos modestos com a água e o cafezinho da recepção, até o recebimentos de pacientes particulares e convênios.

Através da análise do fluxo de caixa é possível, por exemplo:

• identificar convênios que estão gerando maior lucratividade;
• avaliar se um possível investimento trará ou não retorno e em quanto tempo;
• melhorar a previsão de gastos;
• Evitar gastos desnecessários;
• Identificar recebíveis e receitas recorrentes;
• Garantir o cumprimento das obrigações;
• Melhorar a tomada de decisão.

Elaborar um fluxo de caixa não é uma tarefa das mais simples, mas pode ser mais fácil com a ajuda da tecnologia. Existem diversos sistemas e plataformas que podem ajudar você nessa tarefa. A função desses sistemas é reunir dados e apresentar projeções. É uma forma prática e rápida de obter uma visão objetiva e ampla da saúde financeira do seu consultório ou clínica.

2. Não determinar limites para gastos

Quando não há um controle adequado das despesas do consultório ou clínica, é bem comum não existir um limite de gastos o que pode endividar o negócio, uma vez que os recursos que estão saindo são maiores do que os recursos que estão entrando. É muito importante determinar um limite de gastos por categoria de despesa, dessa forma é possível controlar a previsão de gastos para os períodos seguintes e se antecipar a gastos extraordinários.

3. Misturar despesas pessoais com profissionais

Outro problema bem comum observado não apenas entre consultórios e clínicas, mas em quase todos os negócios de pequeno e médio porte, é o uso de recursos da empresa para pagamento de despesas pessoais, e muitas vezes, sem qualquer registro, o que acaba dificultando o controle de gastos. Existem maneiras adequadas para que o dono do consultório ou clínica possa retirar a sua parcela de lucro sem que isso possa afetar o caixa do empreendimento. Estabelecer um valor e uma data para pagamento do dono do negócio é a melhor forma para evitar esse tipo de problema.

4. Não elaborar um planejamento financeiro

Como qualquer outro negócio, clínicas e consultórios precisam ter objetivos de curto, médio e longo prazo e para alcançar esses objetivos é preciso elaborar um planejamento financeiro que esteja alinhado com os mesmos. É importante manter um balanço adequado das contas que garanta a continuidade do negócio frente a imprevistos, pois estes ocorrem com frequência e são um dos principais responsáveis pelo fim de muitos negócios promissores.

5. Descuidar de questões tributárias

Sem dúvida uma das questões mais importantes e que pode determinar o fim ou a perpetuidade de um negócio em nosso país, é a questão tributária. Além das normas federais, cada estado e município possui suas próprias leis no que se refere a questão tributária, por isso é muito importante verificar em qual regime tributário sua clínica ou consultório está inserido, avaliar se este regime é o mais vantajoso para o seu negócio, determinar quais tributos são obrigatórios e qual o impacto financeiro destes no fluxo de caixa. Todas essas informações podem ser obtidas com nossos especialistas. Entre em contato para obter mais esclarecimentos sobre questões tributárias.

6. Não controlar o estoque

Um dos maiores gastos de uma clínica ou consultório são com os insumos e materiais de uso e consumo, por isso é muito importante ter um controle efetivo da entrada e saída desses itens. Ter uma boa gestão dos estoques de produtos não só evita a falta de um recurso quando mais se precisa dele, como também auxilia no desenvolvimento de estratégias para minimizar custos com armazenamento e desperdícios.

7. Não contar com a ajuda de um especialista

Não contar com ajuda de um profissional especializado na gestão financeira de consultórios e clínicas médicas ou odontológicas, pode ser um problema, uma vez que este segmento de negócio é muito específico e repleto de questões burocráticas, financeiras e tributárias. Ter um acompanhamento especializado economiza tempo e dinheiro, além de proporcionar melhores decisões estratégicas para o seu negócio.

Nós da Ibelieve Contabilidade atuamos em Manaus e somos especializados no atendimento a profissionais que atuam no segmento da saúde e que possuem consultórios ou clínicas médicas ou odontológicas. Se precisar de ajuda na gestão financeira do seu consultório ou clínica entre em contato conosco, ficaremos felizes em ajudar.